Ordens de Compra
Ordens de compra formalizam a intenção de adquirir produtos ou serviços de um fornecedor, elas são o documento oficial que autoriza a compra e serve como base para o controle financeiro.
Criando uma ordem de compra
Acesse Compras > Ordens de Compra e clique em Nova Ordem. Preencha:
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Fornecedor | Pessoa ou empresa que farão a venda do produto ou serviço | Sim |
| Comprador | Usuário responsável pela negociação | Sim |
| Projeto | Projeto ao qual a compra esta vinculada | Não |
| Valor total | Montante total da ordem | Sim |
| Descrição | Observações e condições da compra | Não |
Código da ordem
Cada ordem de compra gera um código sequencial automático (ex: OC-1000, OC-1001), esse código será único e serve como referência para comunicação e rastreamento com fornecedores ou internamente.
Use o código da ordem ao se comunicar com fornecedores, isso irá facilitar a rastreabilidade e evitar confusões com pedidos similares.
Itens da ordem
Após criar a ordem, adicione os itens que serão comprados:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Descrição | Nome do produto ou serviço |
| Quantidade | Número de unidade |
| Preço unitário | Valor por unidade |
| Subtotal | Calculado automaticamente (quantidade x preço) |
Você pode adicionar quantos itens forem necessários, o valor total da ordem será recalculado com base nos itens.
Submetendo para aprovação
Quando a ordem estiver pronta, clique em Submeter para Aprovação o fluxo configurado para ordens de compra será acionado.
O processo segue estas etapas:
- Rascunho: Ordem sendo preparada, editável.
- Pendente de aprovação: Aguardando decisão dos aprovadores.
- Aprovada: Ordem autorizada, pode ser executada.
- Rejeitada: Devolvida com motivo. Pode ser corrigida e reenviada.
Você precisa ter um fluxo de aprovação configurado para ordens de compra, sem ele, não será possível submeter a ordem. Consulte a seção de aprovações.
Vinculando a projetos
Ao vincular uma ordem de compra a um projeto, o custo da compra é associado ao orçamento do projeto. Isso permite:
- Controlar gastos por projeto;
- Comparar orçado vs realizado;
- Gerar relatórios de custos por projeto;
Perguntas frequentes
Posso criar uma ordem sem requisição prévia?
Sim, requisições são opcionais. Você pode criar ordens de compra diretamente quando a necessidade estiver definida.
O que acontece após a aprovação?
A ordem fica disponível para execução, você pode registrar o recebimento e gerar lançamentos financeiros (contas a pagar) a partir da aprovação.
Posso cancelar uma ordem aprovada?
Sim, você pode cancelar a ordem, desde que o pagamento ainda não tenha sido feito.
Como vinculo a ordem a um lançamento financeiro?
Após a aprovação, você pode gerar o lançamento de despesa diretamente a partir da ordem; o fornecedor e valor serão preenchidos automaticamente.