Ordens de Compra
Ordens de compra formalizam a intencao de adquirir produtos ou servicos de um fornecedor. Elas sao o documento oficial que autoriza a compra e serve como base para o controle financeiro.
Criando uma ordem de compra
Acesse Compras > Ordens de Compra e clique em Nova Ordem. Preencha:
| Campo | Descricao | Obrigatorio |
|---|---|---|
| Fornecedor | Pessoa ou empresa que vendera o produto/servico | Sim |
| Comprador | Usuario responsavel pela negociacao | Sim |
| Projeto | Projeto ao qual a compra esta vinculada | Nao |
| Valor total | Montante total da ordem | Sim |
| Descricao | Observacoes e condicoes da compra | Nao |
Codigo da ordem
Cada ordem de compra recebe um codigo sequencial automatico (ex: OC-1000, OC-1001). Esse codigo e unico na sua empresa e serve como referencia para comunicacao com fornecedores e rastreamento interno.
Use o codigo da ordem ao se comunicar com fornecedores. Isso facilita a rastreabilidade e evita confusoes com pedidos similares.
Itens da ordem
Apos criar a ordem, adicione os itens que serao comprados:
| Campo | Descricao |
|---|---|
| Descricao | Nome do produto ou servico |
| Quantidade | Numero de unidades |
| Preco unitario | Valor por unidade |
| Subtotal | Calculado automaticamente (quantidade x preco) |
Voce pode adicionar quantos itens forem necessarios. O valor total da ordem e recalculado com base nos itens.
Submetendo para aprovacao
Quando a ordem estiver pronta, clique em Submeter para Aprovacao. O fluxo de aprovacao configurado para ordens de compra sera acionado.
O processo segue estas etapas:
- Rascunho: Ordem sendo preparada, editavel.
- Pendente de aprovacao: Aguardando decisao dos aprovadores.
- Aprovada: Ordem autorizada, pode ser executada.
- Rejeitada: Devolvida com motivo. Pode ser corrigida e reenviada.
Voce precisa ter um fluxo de aprovacao configurado para ordens de compra. Sem ele, nao sera possivel submeter a ordem. Consulte a secao de aprovacoes.
Vinculando a projetos
Ao vincular uma ordem de compra a um projeto, o custo da compra e associado ao orcamento do projeto. Isso permite:
- Controlar gastos por projeto
- Comparar orcado vs realizado
- Gerar relatorios de custos por projeto
Perguntas frequentes
Posso criar uma ordem sem requisicao previa?
Sim. Requisicoes sao opcionais. Voce pode criar ordens de compra diretamente quando a necessidade ja esta definida.
O que acontece apos a aprovacao?
A ordem fica disponivel para execucao. Voce pode registrar o recebimento e gerar lancamentos financeiros (contas a pagar) a partir dela.
Posso cancelar uma ordem aprovada?
Sim. Voce pode cancelar a ordem desde que nenhum pagamento tenha sido registrado para ela.
Como vinculo a ordem a um lancamento financeiro?
Apos a aprovacao, voce pode gerar um lancamento de despesa diretamente a partir da ordem. O valor e fornecedor sao preenchidos automaticamente.