Ordens de Compra

As ordens de compra são utilizadas para formalizar a aquisição de produtos ou serviços junto aos fornecedores.

Por meio delas, é possível registrar os itens a serem adquiridos, acompanhar o processo de compra e manter o controle das informações relacionadas à negociação e ao fornecimento.

Como Funciona

O processo de compras pode iniciar a partir de uma requisição de compra ou diretamente pela criação de uma ordem de compra.

A ordem de compra reúne as informações necessárias para a aquisição junto ao fornecedor, incluindo os itens solicitados, quantidades, valores, condições de pagamento e previsão de entrega.

Após o cadastro, a ordem pode seguir pelo fluxo de aprovação definido pela empresa e ser utilizada para acompanhar o andamento da compra até a entrega dos itens ou serviços contratados.

Criando uma Ordem de Compra

Para registrar uma nova aquisição, acesse Compras > Ordens de Compra e clique em Nova Ordem.

Na aba Pedido, preencha as informações gerais da ordem de compra:

Campo	Obrigatório	Descrição
Código da Ordem	Sim	Identificador da ordem de compra.
Título	Sim	Nome ou identificação da ordem de compra.
Fornecedor	Sim	Pessoa ou empresa responsável pelo fornecimento dos produtos ou serviços.
Comprador	Não	Usuário responsável pela negociação e acompanhamento da compra.
Requisição de Origem	Não	Requisição utilizada como base para a criação da ordem.
Unidade de Negócio	Não	Unidade relacionada à aquisição.
Workspace	Não	Workspace associado ao processo de compra.
Projeto	Não	Projeto vinculado à aquisição.
Venda de Origem	Não	Venda relacionada à compra, quando aplicável.
Data Prevista de Entrega	Não	Data estimada para recebimento dos itens ou serviços.
Condições de Pagamento	Não	Condições negociadas com o fornecedor.
Descrição	Não	Informações adicionais sobre a compra.

Após preencher os dados do pedido, utilize a aba Itens para adicionar os produtos ou serviços que compõem a ordem de compra.

Informações do Pedido

Na aba Pedido, são informadas as informações gerais da ordem de compra, incluindo fornecedor, responsável pela negociação, vínculos com projetos e demais dados necessários para o acompanhamento da aquisição.

Campo	Obrigatório	Descrição
Código da Ordem	Sim	Identificador da ordem de compra.
Título	Sim	Nome ou identificação da ordem de compra.
Fornecedor	Sim	Pessoa ou empresa responsável pelo fornecimento dos produtos ou serviços.
Comprador	Não	Usuário responsável pela negociação e acompanhamento da compra.
Requisição de Origem	Não	Requisição utilizada como base para a criação da ordem.
Unidade de Negócio	Não	Unidade relacionada à aquisição.
Workspace	Não	Workspace associado ao processo de compra.
Projeto	Não	Projeto vinculado à aquisição.
Venda de Origem	Não	Venda relacionada à compra, quando aplicável.
Data Prevista de Entrega	Não	Data estimada para recebimento dos itens ou serviços.
Condições de Pagamento	Não	Condições negociadas com o fornecedor.
Descrição	Não	Informações adicionais sobre a compra.

Código da Ordem

Cada ordem de compra recebe automaticamente um código único de identificação, utilizado para controle, consulta e rastreamento do processo de compra.

Esse código pode ser utilizado como referência em consultas internas, negociações com fornecedores e no acompanhamento da aquisição.

dica

Utilize o código da ordem sempre que precisar consultar ou compartilhar informações relacionadas à compra. Isso facilita a identificação do registro e reduz a possibilidade de erros ou duplicidades.

Itens da Ordem

Na aba Itens, informe os produtos ou serviços que compõem a ordem de compra.

Campo	Obrigatório	Descrição
Descrição	Sim	Nome ou descrição do produto ou serviço.
Tipo do Item	Sim	Classificação do item da ordem.
Tipo de Valor	Sim	Forma utilizada para cálculo do valor do item.
Quantidade	Sim	Quantidade solicitada.
Preço Unitário	Sim	Valor unitário do item.
Desconto (R$)	Não	Valor de desconto aplicado ao item.
Desconto (%)	Não	Percentual de desconto aplicado ao item.

Utilize o botão Adicionar Item para incluir quantos produtos ou serviços forem necessários na mesma ordem de compra.

Total da Ordem

O valor total da ordem de compra é calculado automaticamente com base nos itens adicionados, considerando quantidades, valores unitários e descontos informados.

Sempre que um item for incluído, alterado ou removido, o total da ordem será atualizado automaticamente pelo sistema.

Submetendo para Aprovação

Após concluir o preenchimento da ordem de compra e dos itens relacionados, utilize a opção Submeter para Aprovação para iniciar o fluxo de aprovação configurado pela empresa.

Durante esse processo, a ordem poderá passar por diferentes etapas até sua conclusão, como elaboração, análise, aprovação ou rejeição, conforme as regras definidas para o processo de compras.

cuidado

A submissão da ordem depende da existência de um fluxo de aprovação configurado para o processo de compras. Caso não exista um fluxo ativo, a ordem poderá permanecer disponível apenas para edição e acompanhamento.

Status da Ordem

As ordens de compra podem passar por diferentes etapas ao longo do processo de aquisição.

Status	Descrição
Rascunho	Ordem em elaboração e disponível para edição.
Pendente	Ordem aguardando análise ou aprovação.
Aprovada	Ordem aprovada e liberada para continuidade do processo de compra.
Parcialmente Entregue	Parte dos itens da ordem já foi recebida.
Entregue	Todos os itens da ordem foram recebidos.
Cancelada	Ordem encerrada sem continuidade do processo.

Ações Disponíveis

Dependendo do status da ordem de compra e das permissões do usuário, diferentes ações podem estar disponíveis.

Entre as principais ações estão:

Ação	Descrição
Aprovar	Aprova a ordem de compra para continuidade do processo.
Rejeitar	Rejeita a ordem de compra, retornando-a para revisão.
Gerar Pedido de Compra	Cria o pedido de compra a partir da ordem aprovada.
Anexos	Permite consultar ou adicionar documentos relacionados à ordem.
Visualizar	Exibe os detalhes completos da ordem de compra.

Vinculando a Projetos

Uma ordem de compra pode ser associada a um projeto para facilitar o acompanhamento das aquisições relacionadas às atividades executadas.

Ao vincular um projeto à ordem, as informações ficam centralizadas e podem ser consultadas posteriormente durante o acompanhamento da compra.

Essa vinculação auxilia em atividades como:

• Organização das compras por projeto;

• Consulta de aquisições relacionadas a um projeto específico;

• Acompanhamento das entregas vinculadas ao projeto;

• Análises e relatórios gerenciais.

Acompanhamento da Ordem

Ao acessar os detalhes de uma ordem de compra, o sistema apresenta um resumo com informações que auxiliam no acompanhamento do processo de aquisição.

Indicadores Disponíveis

Indicador	Descrição
Valor Total	Valor total da ordem de compra.
Itens	Quantidade de itens cadastrados na ordem.
% Entregue	Percentual dos itens já entregues.
NFs Vinculadas	Quantidade de notas fiscais associadas à ordem.
Conciliação	Situação das informações relacionadas ao processo da ordem.

Também é possível consultar informações complementares por meio das abas:

Aba	Descrição
Resumo	Visão geral da ordem de compra.
Itens	Lista dos produtos ou serviços adquiridos.
Entregas	Acompanhamento das entregas realizadas.
Reconciliação	Controle das informações relacionadas à ordem.
Documentos	Arquivos e anexos vinculados.
Histórico	Registro das ações realizadas na ordem.

Listagem e Filtros

A listagem de ordens de compra permite acompanhar as aquisições registradas no sistema e consultar o andamento de cada processo.

Os registros podem ser consultados por meio das abas de status disponíveis e dos filtros de pesquisa.

Filtros Disponíveis

Filtro	Descrição
Busca	Pesquisa por código, título ou descrição da ordem.
Status	Filtra as ordens conforme a etapa do processo.
Fornecedor	Exibe apenas ordens vinculadas a um fornecedor específico.
Comprador	Filtra as ordens atribuídas a um comprador.
Unidade de Negócio	Limita a visualização a uma unidade específica.
Projeto	Exibe apenas ordens vinculadas a um projeto.
Data	Permite consultar ordens dentro de um período determinado.

A listagem apresenta informações como pedido, unidade de negócio, valor total, previsão de entrega e status da ordem.

A paginação disponível na parte inferior da tela facilita a navegação entre os registros cadastrados.

Ações Disponíveis

As ordens de compra disponibilizam diferentes ações para acompanhamento e gerenciamento do processo de aquisição.

As opções disponíveis podem variar conforme o status da ordem e as permissões do usuário.

Ação	Descrição
Visualizar	Exibe os detalhes completos da ordem de compra.
Aprovar	Aprova a ordem para continuidade do processo de compra.
Rejeitar	Rejeita a ordem, permitindo revisão ou ajustes quando necessário.
Gerar Pedido de Compra	Gera o pedido de compra a partir da ordem aprovada.
Anexos	Permite consultar ou adicionar documentos relacionados à ordem.

dica

Utilize os anexos para armazenar documentos importantes relacionados à compra, como propostas comerciais, contratos, orçamentos e demais arquivos de apoio.

Perguntas Frequentes

Posso criar uma ordem de compra sem uma requisição prévia?

Sim. Quando necessário, a ordem de compra pode ser criada diretamente, sem a utilização de uma requisição de compra como origem.

Posso vincular uma ordem de compra a um projeto?

Sim. O vínculo com projetos pode ser realizado durante o cadastro da ordem, facilitando a organização e o acompanhamento das aquisições relacionadas.

Como acompanho o andamento de uma ordem de compra?

O acompanhamento pode ser realizado pela listagem de ordens ou pela tela de detalhes da ordem, onde são exibidas informações como status, itens, entregas, documentos e histórico.

Posso anexar documentos à ordem de compra?

Sim. A funcionalidade de anexos permite armazenar documentos relacionados ao processo de compra, facilitando consultas futuras e o compartilhamento de informações.

Quais informações posso utilizar para localizar uma ordem de compra?

A busca pode ser realizada por informações como código, título, fornecedor, comprador, projeto, unidade de negócio, status e período.

Como localizar uma ordem de compra específica?

Utilize os filtros disponíveis na listagem para pesquisar por código, título, fornecedor, comprador, unidade de negócio, projeto, status ou período.