Assinaturas digitais (Signs)
Signs sao documentos digitais criados para formalizar acordos entre sua empresa e outras partes. Eles funcionam como contratos ou termos que precisam ser assinados eletronicamente antes de entrar em vigor.
Para que servem os Signs?
Com signs voce pode:
- Criar documentos de contrato com termos e condicoes
- Enviar para assinatura das partes envolvidas
- Acompanhar quem ja assinou e quem ainda nao assinou
- Gerar contratos recorrentes automaticamente apos a assinatura
Use signs como etapa inicial do fluxo de contratacao. Apos todas as partes assinarem, voce pode gerar um contrato recorrente vinculado ao sign, mantendo a rastreabilidade completa.
Criando um Sign
Acesse Contratos > Assinaturas e clique em Novo Sign. Preencha os campos:
| Campo | Descricao | Obrigatorio |
|---|---|---|
| Titulo | Nome do documento (ex: "Contrato de Suporte 2026") | Sim |
| Partes | Pessoas ou empresas que devem assinar | Sim |
| Conteudo | Texto do documento com termos e condicoes | Sim |
| Data de expiracao | Prazo limite para assinatura | Nao |
| Observacoes | Notas internas sobre o documento | Nao |
Status do Sign
O ciclo de vida de um sign segue os status abaixo:
| Status | Descricao |
|---|---|
| DRAFT | Rascunho em edicao. Ainda nao foi enviado para assinatura |
| SENT | Enviado para as partes. Aguardando assinaturas |
| SIGNED | Todas as partes assinaram o documento |
| REJECTED | Uma ou mais partes recusaram assinar |
| CANCELLED | O documento foi cancelado pelo criador |
Fluxo tipico
- Crie o sign como DRAFT e edite o conteudo
- Quando estiver pronto, envie para assinatura (status muda para SENT)
- As partes recebem notificacao e podem assinar ou recusar
- Quando todos assinam, o status muda para SIGNED
Um sign no status SENT nao pode mais ser editado. Se voce precisar alterar o conteudo, cancele o sign atual e crie um novo.
Situacoes do contrato (Contract Situations)
Quando um sign esta associado a um contrato, o contrato possui situacoes que indicam seu estado operacional:
| Situacao | Descricao |
|---|---|
| ACTIVATING | Contrato em processo de ativacao. O sign foi assinado e o contrato esta sendo configurado |
| ACTIVATED | Contrato ativo e em vigencia. Cobrancas e obrigacoes estao em andamento |
| SUSPENDED | Contrato temporariamente suspenso. Cobrancas pausadas ate reativacao |
A situacao ACTIVATING e transitoria. Ela indica que o sign foi assinado e o sistema esta preparando o contrato recorrente associado.
Vinculando Signs a contratos recorrentes
A principal integracao dos signs e com contratos recorrentes. O fluxo completo e:
- Crie um sign com os termos do acordo
- Envie para assinatura das partes
- Apos todas as assinaturas, o sign fica com status SIGNED
- Na tela do sign, clique em Gerar Contrato
- O sistema cria um contrato recorrente pre-preenchido com os dados do sign
- Revise e ative o contrato
Essa integracao garante que todo contrato tenha um documento de assinatura vinculado, facilitando auditorias e consultas futuras.
Partes e assinaturas
Cada sign pode ter multiplas partes (signatarios). Para cada parte voce define:
- Pessoa: O contato ou empresa que deve assinar
- Papel: Papel no contrato (ex: contratante, contratado, testemunha)
O sistema rastreia individualmente o status de cada signatario, permitindo saber quem ja assinou e quem esta pendente.
Boas praticas
- Revise cuidadosamente o conteudo antes de enviar, pois nao e possivel editar apos o envio
- Defina uma data de expiracao para evitar signs pendentes indefinidamente
- Use titulos descritivos para facilitar a busca (ex: inclua o nome do cliente e o servico)
- Sempre vincule o sign ao contrato recorrente para manter o historico completo
Perguntas frequentes
Posso reenviar um sign para uma parte que nao respondeu?
Sim. Na tela do sign voce pode reenviar a notificacao para partes que ainda nao assinaram.
O que acontece se uma parte rejeitar o sign?
O status do sign muda para REJECTED. Voce pode revisar o motivo da rejeicao, cancelar o sign e criar um novo com os termos ajustados.
E obrigatorio gerar um contrato apos a assinatura?
Nao. O sign pode existir de forma independente. A geracao de contrato recorrente e opcional e depende do tipo de acordo firmado.
Signs tem validade juridica?
Signs no Tesselys funcionam como registro digital de concordancia entre as partes. Para validade juridica plena, consulte a legislacao aplicavel ao seu caso e considere integracao com certificadoras digitais.