Assinaturas Digitais (Signs)
O módulo Signs permite criar, enviar e acompanhar documentos que precisam de assinatura eletrônica.
Os documentos podem ser utilizados para formalizar contratos, propostas, termos de aceite e outros registros que exigem a concordância das partes envolvidas.
Cada documento possui um status de acompanhamento e um histórico das etapas realizadas durante o processo de assinatura.
Para que servem os Signs?
Os Signs são utilizados para coletar assinaturas eletrônicas em documentos digitais.
Com esse recurso, é possível:
-
Criar documentos com cláusulas, termos e condições personalizadas.
-
Enviar documentos para assinatura eletrônica.
-
Acompanhar o status das assinaturas.
-
Consultar o histórico de cada processo de assinatura.
-
Utilizar documentos assinados em processos relacionados da plataforma.
Documentos assinados podem ser utilizados na criação de contratos, quando aplicável ao processo da operação.
Criando uma Assinatura
Para criar um novo documento para assinatura eletrônica, acesse Contratos > Assinaturas e clique em Nova Assinatura.
Em seguida, preencha as informações necessárias para definir o documento, os participantes envolvidos e as condições da assinatura.
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Título | Nome que identificará o documento, como contratos, termos ou acordos. | Sim |
| Partes | Pessoas ou empresas que deverão participar do processo de assinatura. | Sim |
| Conteúdo | Texto completo do documento que será enviado para assinatura. | Sim |
| Data de Expiração | Prazo limite para que o documento seja assinado. Após essa data, novas assinaturas não poderão ser realizadas. | Não |
| Observações | Informações internas relacionadas ao documento. Essas informações não são exibidas aos signatários. | Não |
Após preencher os campos, clique em Salvar para criar o documento e prosseguir com o envio para assinatura.
Status da Assinatura
Cada documento possui um status que indica sua situação atual no processo de assinatura.
| Status | Descrição |
|---|---|
| SKETCH | Documento em rascunho. |
| SENT | Documento enviado para assinatura. |
| SIGNED | Documento assinado por todas as partes. |
| CANCELED | Documento cancelado. |
| REVERSED | Documento revertido conforme as regras da operação. |
Utilize o status do documento para acompanhar o andamento das assinaturas.
Fluxo de Assinatura
O processo de assinatura inicia com a criação do documento em status SKETCH.
Após a revisão das informações, o documento pode ser enviado para assinatura, passando para o status SENT.
Durante essa etapa, é possível acompanhar o andamento das assinaturas e o status de cada participante.
Quando todas as assinaturas são concluídas, o documento passa automaticamente para o status SIGNED.
Após o envio, o documento não pode mais ser editado.
Situações do Contrato
Quando uma assinatura está vinculada a um contrato, o contrato pode assumir diferentes situações ao longo do seu ciclo de vida.
| Situação | Descrição |
|---|---|
| SKETCH | Contrato em elaboração. |
| PENDING | Contrato aguardando uma ação necessária para continuidade do processo. |
| ACTIVATING | Contrato em processo de ativação. |
| ACTIVATED | Contrato ativo. |
| FINALIZED | Contrato finalizado. |
| CANCELLED | Contrato cancelado. |
A situação ACTIVATING indica que o contrato está em processo de ativação.
Integração com Contratos Recorrentes
Após a conclusão das assinaturas, documentos com status SIGNED podem ser utilizados na criação de contratos recorrentes.
Para criar um contrato, utilize a opção Gerar Contrato disponível no documento assinado.
O contrato permanecerá vinculado ao documento de origem, permitindo a consulta das informações relacionadas ao processo de assinatura.
Antes da ativação, os dados do contrato podem ser revisados e complementados conforme necessário.
O contrato permanece vinculado ao documento assinado.
Participantes e Assinaturas
Cada documento pode possuir um ou mais participantes envolvidos no processo de assinatura.
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Participante | Pessoa ou empresa vinculada ao documento. |
| Papel | Função exercida pelo participante no documento. |
O status de assinatura é acompanhado individualmente para cada participante.
Boas Práticas
-
Revise o documento antes do envio — Após o início do processo de assinatura, o documento não poderá ser editado.
-
Defina uma data de expiração — Evite documentos pendentes por períodos prolongados.
-
Utilize títulos descritivos — Facilite a identificação e localização dos documentos.
-
Vincule contratos quando aplicável — Mantenha documentos e contratos relacionados no mesmo fluxo.
Utilize um padrão de nomenclatura para facilitar a localização dos documentos.
Perguntas Frequentes
Posso reenviar uma solicitação de assinatura para um participante que ainda não respondeu?
Sim. Na tela do documento, você pode reenviar a notificação para participantes que ainda não concluíram a assinatura.
O que acontece se um participante recusar a assinatura?
O processo não será concluído. Nesse caso, você poderá cancelar o documento atual e criar uma nova versão com os ajustes necessários.
É obrigatório gerar um contrato após a assinatura?
Não. Os documentos de assinatura podem ser utilizados de forma independente. A criação de um contrato recorrente é opcional e depende da necessidade da operação.
As assinaturas possuem validade jurídica?
As assinaturas eletrônicas registram a concordância das partes envolvidas e mantêm o histórico do processo na plataforma. Para requisitos legais específicos, recomenda-se consultar a legislação aplicável e as políticas internas da sua organização.