Ordens de Serviço
As ordens de serviço (OS) são utilizadas para registrar, organizar e acompanhar a execução de serviços prestados pela empresa.
Por meio delas, é possível controlar as atividades que precisam ser realizadas, os responsáveis pela execução, os prazos definidos e o andamento de cada atendimento ou demanda operacional.
Diferentemente dos negócios, que estão voltados ao processo comercial, e dos projetos, que normalmente envolvem entregas mais amplas e de longo prazo, as ordens de serviço são focadas no acompanhamento operacional e na execução das atividades necessárias para atender clientes e demandas da operação.
Quando Utilizar uma Ordem de Serviço?
As ordens de serviço são indicadas para o acompanhamento e controle da execução de serviços realizados pela empresa.
Entre os cenários mais comuns de utilização estão:
-
Serviços com início e término definidos, como instalações, manutenções e visitas técnicas;
-
Execução de serviços originados a partir de negociações comerciais;
-
Demandas recorrentes que exigem registro individual de cada atendimento;
-
Atividades que necessitam de acompanhamento operacional, definição de responsáveis e controle de andamento.
Se o trabalho envolver múltiplas entregas, cronogramas extensos ou uma estrutura mais complexa de planejamento e execução, considere utilizar o módulo de Projetos. As ordens de serviço são mais adequadas para demandas operacionais e serviços de execução direta.
Pipeline de Serviço
As ordens de serviço são organizadas por meio de pipelines, que representam as etapas percorridas durante a execução de um atendimento ou serviço.
Cada pipeline pode ser configurado de acordo com o fluxo operacional da empresa, permitindo definir etapas específicas para acompanhamento, controle e organização das atividades.
Ao criar uma ordem de serviço, é necessário selecionar o pipeline que será utilizado. A partir dele, a OS poderá avançar entre as etapas configuradas conforme a evolução da execução.
Configure os pipelines de serviço de acordo com o processo adotado pela sua empresa. Dessa forma, o acompanhamento das ordens refletirá com mais precisão o fluxo operacional da equipe.
Criando uma Ordem de Serviço
Para registrar uma nova ordem de serviço, acesse Serviços > Ordem de Serviço e clique em Nova Ordem de Serviço.
Durante o cadastro, preencha as informações necessárias para identificação, execução e acompanhamento do serviço.
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Título | Sim | Identificação da ordem de serviço. |
| Cliente | Sim | Pessoa ou empresa relacionada à execução do serviço. |
| Responsável | Sim | Usuário responsável pela execução ou acompanhamento da ordem. |
| Unidade de Negócio | Não | Unidade responsável pela execução do serviço. |
| Pipeline | Sim | Define o fluxo de etapas utilizado pela ordem de serviço. |
| Etapa | Sim | Etapa inicial da ordem dentro do pipeline selecionado. |
| Descrição | Não | Informações adicionais sobre o serviço a ser realizado. |
Serviço e Garantia
Opcionalmente, a ordem de serviço pode conter informações relacionadas à garantia e às condições de execução do serviço.
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Termos de Serviço | Não | Condições, observações e informações complementares sobre a execução do serviço. |
| Dias de Garantia | Não | Quantidade de dias de garantia concedida para o serviço executado. |
| Renovação | Não | Indica se a garantia poderá ser renovada. |
Informações Adicionais
Também é possível registrar informações complementares para facilitar a identificação e organização da ordem de serviço.
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Código Externo | Não | Identificador utilizado por sistemas ou processos externos. |
| Tags | Não | Etiquetas utilizadas para categorização e pesquisa. |
| Visível Externamente | Não | Define se a ordem poderá ser visualizada em contextos externos disponibilizados pela plataforma. |
Após salvar, a ordem de serviço é criada na etapa selecionada do pipeline e fica disponível para acompanhamento durante sua execução.
Atividades da Ordem de Serviço
As atividades permitem detalhar e acompanhar as ações necessárias para a execução de uma ordem de serviço.
Por meio delas, é possível distribuir responsabilidades, definir prazos, registrar informações operacionais e acompanhar a evolução dos trabalhos realizados pela equipe.
Criando uma Atividade
Para adicionar uma nova atividade, acesse a ordem de serviço desejada e utilize a opção Nova Atividade.
Durante o cadastro, informe os dados necessários para identificação, planejamento e execução da atividade.
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Título | Identificação da atividade. |
| Responsável | Usuário responsável pela execução. |
| Prioridade | Define o nível de prioridade da atividade. |
| Status | Situação atual da atividade. |
| Data Prevista | Data planejada para conclusão. |
| Tempo Estimado | Estimativa de esforço necessário para execução. |
| Descrição | Informações detalhadas sobre a atividade. |
Após o cadastro, a atividade passa a fazer parte da ordem de serviço e pode ser acompanhada individualmente durante sua execução.
Informações Gerais
A aba Informações Gerais concentra os principais dados da atividade, permitindo consultar e atualizar informações relacionadas à execução, responsáveis, prazos, prioridades e demais detalhes operacionais.
As alterações realizadas nessa área ficam registradas na atividade e auxiliam no acompanhamento do andamento dos trabalhos.
Checklist
A aba Checklist permite criar listas de verificação para controlar etapas, validações ou procedimentos necessários para a conclusão da atividade.
Cada item pode ser marcado individualmente, facilitando o acompanhamento da execução e garantindo que todas as ações planejadas sejam realizadas.
Utilize checklists para padronizar procedimentos recorrentes e reduzir a possibilidade de etapas serem esquecidas durante a execução do serviço.
Anexos
A aba Anexos permite vincular documentos, imagens, relatórios e outros arquivos relacionados à atividade.
Os arquivos anexados permanecem disponíveis para consulta pelos usuários com acesso à ordem de serviço, centralizando as informações necessárias para a execução e acompanhamento das atividades.
Comentários
A aba Comentários permite registrar observações, atualizações e informações relevantes sobre a execução da atividade.
Os comentários ficam associados ao histórico da atividade, facilitando a comunicação entre os envolvidos e mantendo o registro das interações realizadas durante o andamento do serviço.
Status da Ordem de Serviço
As ordens de serviço podem assumir diferentes status ao longo de seu ciclo de execução, permitindo acompanhar o andamento dos atendimentos e identificar rapidamente a situação de cada serviço.
| Status | Descrição |
|---|---|
| Aberta | Ordem de serviço criada e aguardando o início da execução. |
| Em Execução | Serviço em andamento e sendo realizado pela equipe responsável. |
| Concluída | Serviço finalizado com sucesso. |
| Cancelada | Ordem de serviço encerrada sem a conclusão da execução. |
Os status podem variar de acordo com o pipeline utilizado pela empresa, refletindo as etapas configuradas para o processo operacional.
Acompanhamento da Ordem de Serviço
Ao acessar uma ordem de serviço, é possível acompanhar sua execução por meio de diferentes abas que centralizam informações operacionais, registros e histórico do atendimento.
| Aba | Descrição |
|---|---|
| Resumo | Apresenta uma visão geral da ordem de serviço, incluindo informações principais e indicadores de acompanhamento. |
| Itens | Lista os produtos, serviços ou componentes vinculados à ordem de serviço. |
| Atividades | Permite acompanhar e gerenciar as atividades relacionadas à execução da ordem. |
| Participantes | Exibe os usuários envolvidos na execução e acompanhamento da ordem de serviço. |
| Comentários | Centraliza observações e comunicações registradas durante a execução. |
| Medições | Permite consultar as medições associadas à ordem de serviço, quando aplicável. |
| Anexos | Reúne documentos, imagens e demais arquivos relacionados à execução do serviço. |
| Termos e Garantia | Exibe informações sobre condições do serviço e garantia associada à ordem. |
| Histórico Pipeline | Apresenta o registro das movimentações realizadas entre as etapas do pipeline. |
Essas informações permitem acompanhar toda a execução da ordem de serviço, mantendo o histórico e os registros centralizados em um único local.
Listagem e Filtros
A listagem de ordens de serviço permite acompanhar todas as OS cadastradas na plataforma, facilitando o monitoramento da execução dos serviços e o acesso rápido às informações operacionais.
As ordens podem ser visualizadas por status, permitindo identificar rapidamente quais serviços estão abertos, em execução, concluídos ou cancelados.
Para facilitar a localização de registros específicos, utilize a opção Filtros, disponível na tela de listagem.
Os filtros disponíveis incluem:
| Filtro | Descrição |
|---|---|
| Busca | Pesquisa por código da OS, título ou cliente relacionado. |
| Pipeline | Exibe apenas ordens pertencentes a um pipeline específico. |
| Responsável | Filtra as ordens de serviço por responsável. |
| Unidade de Negócio | Exibe apenas registros vinculados à unidade selecionada. |
| Data de Criação | Permite consultar ordens criadas dentro de um período específico. |
Após definir os critérios desejados, clique em Aplicar para atualizar a listagem com os resultados correspondentes.
Ações Disponíveis
Ao acessar uma ordem de serviço, utilize o menu Ações para executar operações relacionadas ao andamento e gerenciamento da execução.
As opções disponíveis incluem:
| Ação | Descrição |
|---|---|
| Editar | Permite alterar as informações da ordem de serviço. |
| Concluir OS | Finaliza a execução da ordem de serviço, registrando sua conclusão. |
| Cancelar OS | Encerra a ordem de serviço sem a conclusão da execução. |
A disponibilidade das ações pode variar de acordo com o status da ordem de serviço e as permissões do usuário.
Perguntas Frequentes
Qual a diferença entre uma ordem de serviço e um projeto?
As ordens de serviço são mais indicadas para demandas operacionais e serviços com escopo definido. Já os projetos são voltados para iniciativas mais complexas, que envolvem planejamento, cronogramas, múltiplas entregas e acompanhamento detalhado da execução.
Posso criar uma ordem de serviço sem vinculá-la a um negócio?
Sim. A vinculação com negócios é opcional e depende do processo adotado pela empresa.
É possível ter mais de um responsável na mesma ordem de serviço?
A ordem de serviço possui um responsável principal. Quando necessário, outras pessoas podem participar da execução por meio das atividades e demais recursos disponíveis na ordem.
Posso anexar documentos à ordem de serviço?
Sim. A aba Anexos permite armazenar documentos, imagens e outros arquivos relacionados à execução do serviço.
Como acompanho as alterações realizadas na ordem de serviço?
A aba Histórico Pipeline registra as movimentações realizadas entre as etapas do pipeline, permitindo acompanhar a evolução da ordem de serviço.