Ordens de servico
Ordens de servico (OS) sao registros que acompanham a execucao de um servico prestado a um cliente. Diferente de negocios (que focam no processo comercial) e projetos (que focam em entregas complexas), a OS e voltada para o acompanhamento operacional — o que precisa ser feito, por quem, quando e em que status esta.
Quando usar uma ordem de servico
Use ordens de servico para:
- Servicos pontuais com inicio e fim definidos (ex.: manutencao, instalacao, visita tecnica).
- Acompanhamento de execucao apos o fechamento de um negocio.
- Servicos recorrentes que precisam de registro individual por execucao.
- Situacoes em que voce precisa rastrear responsavel, prioridade e progresso sem a complexidade de um projeto.
Se o trabalho envolve multiplas entregas, sprints ou fases, considere usar o modulo de Projetos. A OS e ideal para servicos mais simples e diretos.
Pipeline de servicos
Assim como negocios possuem um pipeline comercial, ordens de servico possuem um pipeline de servicos que representa as etapas de execucao. Exemplos de etapas:
| Etapa | Descricao |
|---|---|
| Aberta | OS criada, aguardando inicio. |
| Em andamento | Execucao iniciada pelo responsavel. |
| Aguardando cliente | Servico pausado por dependencia do cliente. |
| Concluida | Servico finalizado com sucesso. |
| Cancelada | OS cancelada antes da conclusao. |
Voce pode personalizar as etapas do pipeline de acordo com o fluxo de trabalho da sua empresa.
Configure o pipeline de servicos em Configuracoes > Pipelines antes de comecar a criar ordens. Isso garante que as etapas reflitam o processo real da sua operacao.
Criando uma ordem de servico
Acesse Servicos > Ordens de Servico e clique em Nova OS:
| Campo | Obrigatorio | Descricao |
|---|---|---|
| Cliente | Sim | Pessoa ou empresa para quem o servico sera prestado. |
| Descricao | Sim | Detalhamento do servico a ser executado. |
| Responsavel | Sim | Usuario que executara ou coordenara o servico. |
| Prioridade | Nao | Nivel de urgencia: baixa, media, alta ou critica. |
| Data prevista | Nao | Prazo estimado para conclusao. |
| Valor | Nao | Custo do servico para fins de faturamento. |
| Negocio vinculado | Nao | Negocio do CRM que originou esta OS. |
Ao salvar, a OS e criada na primeira etapa do pipeline (normalmente "Aberta") e recebe um codigo sequencial automatico.
Atividades da OS
Cada ordem de servico pode ter atividades que detalham as acoes necessarias para completar o servico:
- Abra a OS desejada.
- Na secao Atividades, clique em Nova atividade.
- Preencha:
| Campo | Descricao |
|---|---|
| Titulo | Nome da atividade. Ex.: "Realizar diagnostico do equipamento". |
| Responsavel | Quem executara a atividade. |
| Data prevista | Quando a atividade deve ser concluida. |
| Status | Pendente, em andamento ou concluida. |
| Observacoes | Detalhes adicionais ou instrucoes. |
As atividades ajudam a quebrar o servico em etapas menores e acompanhar o progresso de forma granular.
Registre atividades mesmo para servicos simples. Isso cria um historico detalhado que pode ser util para auditorias, relatorios e resolucao de disputas com clientes.
Acompanhando o progresso
O painel de ordens de servico oferece duas visualizacoes:
- Kanban — Arraste as OS entre as etapas do pipeline para atualizar o status.
- Lista — Visualize todas as OS com filtros por responsavel, cliente, prioridade e etapa.
As cores de prioridade ajudam a identificar rapidamente quais ordens precisam de atencao imediata.
Vinculacao financeira
Quando o servico precisa ser cobrado, voce pode vincular a OS a um lancamento financeiro:
- Na OS concluida, clique em Gerar lancamento.
- O sistema cria um lancamento de receita (conta a receber) com o valor e cliente da OS preenchidos automaticamente.
- Revise e confirme o lancamento.
Isso conecta a execucao operacional ao controle financeiro, permitindo rastrear quanto foi faturado a partir de cada OS.
Perguntas frequentes
Qual a diferenca entre OS e um projeto?
A OS e focada em servicos pontuais com fluxo linear (aberta > em andamento > concluida). Projetos sao para entregas complexas com tarefas, sprints, cronogramas e equipes maiores.
Posso criar uma OS sem vincular a um negocio?
Sim. A vinculacao com negocios e opcional. Voce pode criar OS avulsas para servicos que nao passaram pelo pipeline comercial.
E possivel atribuir uma OS a mais de um responsavel?
A OS tem um responsavel principal. Para distribuir tarefas entre pessoas, utilize as atividades da OS, cada uma com seu proprio responsavel.
Proximos passos
- Catalogo de produtos — Cadastre os servicos que sua empresa oferece.
- Lancamentos financeiros — Gerencie a cobranca dos servicos executados.
- Timesheet — Registre horas trabalhadas nas suas ordens de servico.