Protocolo e canais de ingestao
O Tesselys oferece um sistema de protocolo e canais de ingestao para gerenciar a entrada de documentos na sua empresa. Cada documento recebe um numero de protocolo unico e pode ser classificado, roteado e acompanhado ate a resolucao.
O que sao canais de ingestao
Canais de ingestao sao os pontos de entrada por onde documentos chegam a sua empresa. Cada canal representa uma origem diferente:
| Canal | Descricao |
|---|---|
| Documentos recebidos por email sao automaticamente protocolados | |
| Portal | Clientes e fornecedores enviam documentos pelo portal externo |
| API | Sistemas externos enviam documentos via integracao |
| Manual | Colaboradores registram documentos recebidos fisicamente ou por outros meios |
Canais de ingestao funcionam como "portas de entrada" organizadas. Ao definir canais distintos, voce sabe exatamente por onde cada documento chegou e pode aplicar regras de roteamento diferentes para cada origem.
Gerenciamento de protocolos
Todo documento que entra pelo sistema de ingestao recebe um numero de protocolo sequencial e unico. Esse numero serve como identificador de rastreamento ao longo de todo o ciclo de vida do documento.
Estrutura do protocolo
| Campo | Descricao |
|---|---|
| Numero | Codigo sequencial unico (ex: PRT-0001, PRT-0002) |
| Data de entrada | Data e hora em que o documento foi protocolado |
| Canal de origem | Por qual canal o documento chegou |
| Classificacao | Tipo ou categoria do documento |
| Status | Situacao atual (recebido, em analise, concluido, arquivado) |
| Responsavel | Usuario designado para tratar o documento |
Use o numero de protocolo como referencia em comunicacoes com clientes e fornecedores. Ele permite localizar qualquer documento rapidamente no sistema.
Configurando canais
- Acesse Configuracoes > Protocolo e Ingestao.
- Clique em Novo Canal.
- Preencha:
| Campo | Obrigatorio | Descricao |
|---|---|---|
| Nome | Sim | Nome descritivo do canal (ex: "Email Comercial", "Portal do Fornecedor") |
| Tipo | Sim | Email, Portal, API ou Manual |
| Classificacao padrao | Nao | Classificacao automatica para documentos deste canal |
| Responsavel padrao | Nao | Usuario que recebera os documentos por padrao |
| Ativo | Sim | Se o canal esta recebendo documentos |
Configuracao especifica por tipo
Email: informe o endereco de email que sera monitorado. Documentos enviados para esse endereco sao protocolados automaticamente.
Portal: ative o acesso externo para que clientes e fornecedores enviem documentos diretamente pela interface web.
API: o Tesselys fornece um endpoint dedicado. Consulte a documentacao da API para detalhes de integracao.
Roteamento e classificacao
Defina regras para que documentos sejam encaminhados automaticamente:
- Por canal: documentos do canal "Email Financeiro" vao para a equipe financeira
- Por classificacao: notas fiscais sao direcionadas para o setor de compras
- Por palavra-chave: documentos cujo titulo contem "urgente" recebem prioridade alta
Regras de roteamento sao avaliadas na ordem de criacao. Se um documento corresponder a mais de uma regra, a primeira regra encontrada sera aplicada. Ordene suas regras da mais especifica para a mais generica.
Ciclo de vida do protocolo
Um documento protocolado passa pelos seguintes status:
- Recebido -- documento entrou no sistema
- Em analise -- responsavel esta avaliando o documento
- Em andamento -- acoes estao sendo tomadas
- Concluido -- tratamento finalizado
- Arquivado -- documento arquivado para historico
Cada mudanca de status e registrada com data, hora e usuario responsavel, criando um historico completo de rastreamento.
Integracao com outros modulos
Documentos protocolados podem ser vinculados a entidades do sistema:
- Lancamentos financeiros: notas fiscais vinculadas a despesas
- Compras: documentos de fornecedores vinculados a ordens de compra
- Projetos: entregaveis e documentos tecnicos vinculados a tarefas
- Pessoas: contratos e documentos vinculados a cadastros
Essa integracao garante que voce encontre o documento tanto pelo numero de protocolo quanto pela entidade relacionada.
Perguntas frequentes
Posso alterar o prefixo do numero de protocolo?
Sim. Nas configuracoes do modulo, voce pode definir o prefixo e o numero inicial da sequencia. Uma vez definido, o sistema gera os proximos numeros automaticamente.
Ha limite de canais de ingestao?
Nao ha limite tecnico. Crie quantos canais forem necessarios para organizar as diferentes origens de documentos da sua empresa.
Documentos protocolados podem ser excluidos?
Documentos protocolados podem ser arquivados, mas nao excluidos. O historico de protocolo e preservado para fins de rastreabilidade e auditoria.
O protocolo funciona offline?
O sistema de protocolo e online. Para documentos recebidos fisicamente, use o canal Manual para registra-los no sistema assim que possivel.